Casi che la riconciliazione automatica non tocca di proposito: vanno decisi a mano (qui o sul gestionale). Aggiornato 3 volte al giorno.
🕐 Anomalie timbratura
Rilevate in automatico (3 volte al giorno). I dipendenti le vedono sul loro link e possono chiedere la rettifica, coprire con un permesso o dichiarare l'uscita di servizio (la decidi dalla scheda Richieste). Quando la richiesta viene confermata o gli orari corretti, la segnalazione si chiude da sola al giro successivo. Per sistemare gli orari usa “✏️ Correggi orari” (scheda Correzione timbrature).
Richieste da confermare
Dipendente
Società
Tipo
Periodo
Ore
Origine
Cert.
Note
Stato / Azioni
Aggiungi richiesta a mano
permessi, ferie e malattie inseriti dalla Gestione del personale per conto del dipendente
⚠️ Stai registrando un'assenza a nome di un'altra persona, e nasce già confermata.
Al salvataggio partono gli avvisi: alla direzione (chi l'ha inserita, per chi, cosa)
e al dipendente (cosa risulta a suo nome). Se scegli «non l'ha caricata lui» il dipendente
riceve, su Slack e via email, il richiamo: l'ha inserita la Gestione del personale al posto suo
e la prossima volta deve farlo lui, con la procedura. Indica il tuo nome: finisce nell'avviso e nel registro.
📄 Malattia senza PUC: al salvataggio si apre sul link del dipendente la segnalazione «manca il numero di protocollo», con promemoria automatici finché non lo comunica. Quando arriva, scarica l'attestato dal portale INPS (CF + PUC) e verifica le date.
Le richieste aggiunte a mano risultano già confermate e vengono replicate nel gestionale HR. Per la Legge 104 i dati della persona assistita sono obbligatori.
Aggiungi o correggi ingressi/uscite
inserimento manuale o correzione degli orari di una giornata — scrive sul gestionale HR; direzione e dipendente avvisati su Slack
ℹ️ Su questa giornata risulta anche un permesso: puoi comunque correggere gli orari reali (entrata/uscita) — il permesso non viene toccato. Se invece è il permesso a essere sbagliato, gestiscilo dalla scheda Tutte.
Entrata
Uscita
la modifica finisce sul gestionale HR (con audit e nome operatore) e non viene sovrascritta dai cron — la direzione e il dipendente ricevono notifica su Slack
Lascia vuoti gli slot non usati (una giornata normale ha solo la riga 1). Svuotare tutto = azzerare la giornata
(es. timbratura fasulla). L'orario va indicato come ora reale di parete (es. 18:00). Le giornate coperte da permesso e i giorni futuri sono bloccati.
Cambi numero da autorizzare
Dipendenti che hanno scritto su WhatsApp da un numero non censito e si sono identificati.
Autorizzando: il roster e il Cellulare sul gestionale HR vengono aggiornati e il dipendente riceve il suo link personale.
Data
Dichiara di essere
Società
Numero nuovo
Numero attuale
Stato / Azioni
Responsabili che decidono i permessi
per area o sede — ricevono la notifica e approvano/rifiutano
Indica almeno uno tra Slack e WhatsApp. Priorità: prima Slack, poi WhatsApp. Le richieste di un'area/sede senza responsabile restano all'ufficio (con avviso).
Ambito
Valore
Responsabile
Slack
WhatsApp
Link personali dei dipendenti
Dipendente
Società
Telefono
Link personale
🧭 Commerciali adesso
dove sono e perché, in questo momento
Regola: i commerciali registrano l'uscita prima di uscire (uscita lavorativa o missione) con luogo e motivo.
Riga rossa = fuori sede senza nessuna registrazione. Se sei sul posto e non trovi la persona,
usa “Non trovato in sede”: parte la richiesta di spiegazione al dipendente e l'avviso al responsabile e alla direzione.
Chi entra o esce dal reparto si modifica nell'organigramma del gestionale.
Caricamento…
Missioni / trasferte
una missione autorizzata abilita la timbratura fuori sede in quei giorni
Crea una missione per conto del dipendente. Se «già autorizzata» è spuntato, è subito valida; altrimenti va al responsabile per l'ok. Il dipendente può anche richiederla da solo dal proprio link.
Dipendente
Società
Periodo
Luogo
Origine
Note
Stato / Azioni
Rimborsi spese
richiesti dal dipendente dal link personale, con giustificativi allegati · «Segna» = approvato da liquidare, «Liquida» = pagato (busta/bonifico)
Dipendente
Per
Spese
Importo
Giustificativi
Richiesto il
Stato / Azioni
🌙 Uscite non timbrate — giustificativi
inviati dal dipendente dal link personale (avviso serale 18:05), con posizione al momento dell'invio · «Approva» scrive l'uscita dichiarata sul gestionale HR
Dipendente
Società
Giorno
Entrata dich.
Uscita dich.
Motivazione
Posizione all'invio
Inviato il
Stato / Azioni
Rientri anticipati — proposte di rettifica
Il dipendente è rientrato (timbratura) prima della fine del permesso. Conferma per
ridurre le ore al valore reale (aggiorna anche il gestionale), oppure ignora.
Dipendente
Giorno
Permesso
Rientro
Proposta
💶 Rimborso: mettere in busta
✏️ Varia / annulla permesso
Riduci giorni/ore o cambia tipo, poi Salva: il gestionale HR viene riallineato e il dipendente avvisato. Oppure Annulla del tutto il permesso.