Valutazione preventiva ex art. 4, L. 300/1970

1. Titolare e oggetto della valutazione

Titolare del trattamento: [denominazione società datrice di lavoro], sede legale […], P.IVA […], PEC/email […]. Eventuale DPO: [se nominato].

Oggetto: valutazione preventiva sulla riconducibilità del sistema di timbratura web con verifica di prossimità alla sede tra gli «strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze» di cui all'art. 4, comma 2, L. 300/1970, e quindi sulla non necessità dell'accordo sindacale o dell'autorizzazione dell'Ispettorato del Lavoro previsti dal comma 1.

2. Descrizione tecnica dello strumento e del trattamento

Il dipendente accede, da un link personale, a una pagina web di timbratura (applicativo interno «Registro Permessi», percorso /permessi/). Per registrare entrata/uscita:

• al momento in cui preme il pulsante, il browser rileva una sola volta la posizione del dispositivo (rilevazione puntuale, non continuativa, attivata dall'azione dell'utente);
• le coordinate sono usate esclusivamente in quell'istante dal server per calcolare la sede aziendale più vicina e la relativa distanza, confrontandole con le sedi censite e con un raggio di prossimità (attualmente 150 metri);
• l'esito è la sola informazione «dentro/fuori sede»: viene registrato il verdetto, non la posizione.

Esclusioni rilevanti: nessun tracciamento continuo o in background; nessuna ricostruzione degli spostamenti; nessun monitoraggio dell'attività lavorativa, della produttività o del rendimento; nessun dato biometrico.

3. Finalità e base giuridica (GDPR)

• Finalità: rilevazione delle presenze e gestione del rapporto di lavoro (orario, retribuzione, adempimenti di legge).
• Base giuridica: esecuzione del contratto di lavoro (art. 6.1.b GDPR) e adempimento di obblighi di legge del datore (art. 6.1.c GDPR). Non il consenso, non valido per asimmetria nel rapporto di lavoro.
• Principi applicati: minimizzazione e limitazione della conservazione (art. 5 GDPR), realizzati tramite la non conservazione delle coordinate e la rilevazione one-shot.

4. Inquadramento ex art. 4 L. 300/1970 (proposta)

L'art. 4, comma 2, esclude dall'obbligo di accordo/autorizzazione gli strumenti «di registrazione degli accessi e delle presenze». Si ritiene che lo strumento in esame vi rientri, perché:

• la sua unica finalità è registrare la presenza (entrata/uscita), non controllare l'attività;
• la posizione è usata solo per qualificare la presenza (sede sì/no) e non è conservata: non se ne può ricavare un tracciato degli spostamenti del lavoratore;
• la rilevazione è puntuale e su iniziativa del dipendente (solo all'atto della timbratura), non sistematica né occulta.

Ne discende, in via interpretativa, la non necessità di accordo sindacale o autorizzazione ex comma 1. Resta in ogni caso fermo l'obbligo di adeguata informazione al lavoratore (art. 4, comma 3) e di informativa privacy (art. 13 GDPR), assolto con l'apposita informativa già predisposta.

5. Misure di garanzia adottate

6. Conclusione (proposta, da validare)

Lo strumento è qualificabile come sistema di registrazione delle presenze ex art. 4, comma 2, L. 300/1970 e, come configurato (rilevazione puntuale, geofence, nessuna conservazione delle coordinate), non necessita di accordo sindacale né di autorizzazione dell'Ispettorato del Lavoro. Sono assolti gli obblighi di informazione (art. 4, comma 3) e di informativa privacy (art. 13 GDPR).

7. Quesiti al Consulente del Lavoro / legale

Documento interno predisposto come bozza tecnica. I fatti tecnici (rilevazione one-shot, non conservazione delle coordinate, dati registrati) sono verificati sull'applicativo. La qualificazione giuridica è soggetta a validazione professionale.